Rekisteri- ja tietosuojaseloste


Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Järvenpään Voimistelijat ry

Y-tunnus: 0315226-1
Helsingintie 44, 04430 Järvenpää

Yhteyshenkilö Heidi Uotila
Puh. 045 276 4798, toimisto@voimistelijat.com


Rekisterin nimi

HJM seurayhteistyöjoukkueiden jäsen-, luottamushenkilö-, sidosryhmä- ja markkinointirekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien, luottamushenkilöiden, sidosryhmien sekä vapaaehtoistoimijoiden tietojen ajantasainen hallinta, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.

Rekisteröityjen tietoja voidaan käyttää myös Hyvinkään Voimistelu ja Liikunta ry:n, Järvenpään Voimitelijat ry:n sekä Mäntsälän Voimistelijat ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalta myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointiin.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat:

  • yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa
  • oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoistoimijoiden palveluista ja viestinnästä sekä varainhankinnasta
  • yhteistyökumppaneiden kanssa tehdyt sopimukset, joiden toteuttamiseen ja toteuttamisen valvontaan rekisteriä käytetään
  • rekisteröityjen suostumus suoramarkkinointitietojen osalta

Rekisterin tietosisältö

Nimi, syntymäaika, ikä, sukupuoli, osoite, puhelinnumero, sähköposti, terveystiedot, jäsenyystiedot, jäsenmaksut, kuvat, vaatekoko, tilatut vaatteet/tuotteet ja tiedot osallistumisesta kilpailuihin, tapahtumiin, työryhmiin, leireihin, koulutuksiin, luottamus- ja vapaaehtoistehtäviin. Kansainvälisesti kilpailevilta voidaan tallentaa mm. seuraavia tietoja: kansalaisuus ja passin tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja saadaan www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta sekä sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa henkilö/edustaja luovuttaa tietojaan.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen voimistelukilpailujen, tapahtumien ja koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Lisäksi henkilötiedot voidaan siirtää ulkopuolisille palveluntarjoajille mm. verkkosivujen palvelun tuottamista varten, jäsentiedotuksen (postituksen) hoitamista varten sekä varainhankinnan tai suoramarkkinoinnin toteuttamiseksi.

Henkilötietoja ei luovuta EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimella, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tietoihin on käyttöoikeus vain Järvenpään Voimistelijat ry:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, joiden työtehtävien suorittaminen sitä edellyttää. Katselu - ja muokkausoikeuksia voidaan rajata käyttöoikeuksin. Järvenpään Voimistelijat ry edellyttää henkilöstöltään, toimijoilta ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastus- ja oikaisupyynnöt sekä ilmoitus kielto-oikeuden käyttämisestä tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Järvenpään Voimistelijat ry, Helsingintie 44, 04430 Järvenpää tai toimisto@voimistelijat.com.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.


Laadittu 28.3.2019


Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan miten Suomen Voimisteluliitto ry ja jäsenseurat käsittelevät Hoika - jäsen- ja koulutusrekisteriin rekisteröityneiden henkilötietoja.